En el mundo del Business Intelligence (BI), una buena definición de necesidades es el punto de partida, pero no el objetivo final. Nuestro verdadero propósito como analistas, desarrolladores o líderes de datos es transformar información en conocimiento accionable. Sin embargo, existe un obstáculo recurrente que puede comprometer seriamente cualquier proyecto de BI: la falta de claridad en las necesidades del usuario.
El riesgo de trabajar sin contexto
¿Por qué es tan problemático?
Cuando comenzamos un proyecto de análisis sin entender el problema o la necesidad detrás de los datos, nos enfrentamos a varios riesgos:
• Pérdida de tiempo: El equipo invierte horas diseñando informes que quizás no responden a ninguna pregunta real.
• Frustración: El usuario no se siente comprendido, y el equipo de BI siente que su trabajo no se valora.
• Decisiones ineficaces: Al carecer de foco, el análisis genera informes bonitos pero inservibles para la toma de decisiones.
No se trata solo de generar gráficos, sino de construir respuestas relevantes.
¿Qué necesita definir el usuario para un buen análisis?
No es cuestión de saber de datos, sino de saber qué se quiere lograr
El usuario no necesita dominar SQL, Power BI o Tableau. Lo que sí necesita es claridad sobre sus objetivos. Para facilitar este proceso, proponemos que el usuario responda tres preguntas esenciales:
¿Qué problema o situación quieres entender mejor?
Todo análisis de datos debería comenzar con una pregunta de negocio, no con una métrica aislada. Algunos ejemplos:
• ¿Por qué están bajando las ventas en determinada región?
• ¿Qué factores afectan la rotación de empleados?
• ¿Qué campañas de marketing generan mayor retorno?
¿Qué métricas o indicadores sueles revisar?
Comprender las métricas que el usuario ya utiliza proporciona pistas sobre su mentalidad analítica y evita duplicidades. Además, permite identificar oportunidades para introducir nuevos KPIs relevantes.
¿Qué decisiones necesitas tomar con estos datos?
El BI no trata de recopilar información por curiosidad. El objetivo es influir en una acción: lanzar una promoción, ajustar un presupuesto, rediseñar un proceso, etc.
Cómo fomentar la colaboración efectiva entre usuarios y analistas
Un enfoque práctico para proyectos de BI exitosos
El éxito de un proyecto de BI no depende solo de la tecnología utilizada, sino también del diálogo entre usuarios y analistas.
Algunas buenas prácticas para mejorar la colaboración:
• Realizar sesiones de descubrimiento de necesidades: Reuniones breves, guiadas por preguntas estratégicas.
• Documentar requisitos funcionales: Evitar malentendidos escribiendo y validando las necesidades de negocio.
• Iterar rápidamente: Entregar prototipos tempranos y ajustar el informe basándose en el feedback.
• Formar a los usuarios: Ayudarlos a entender qué pueden pedir y cómo pedirlo.
Recordemos que los datos por sí solos no cuentan historias: necesitan preguntas inteligentes para tener sentido.
FAQs sobre la definición de necesidades en proyectos de BI
¿Qué pasa si el usuario no sabe lo que necesita?
Es normal que algunos usuarios no tengan claro su problema. En estos casos, podemos ayudarlos mediante sesiones de “descubrimiento de necesidades”, donde, a través de preguntas orientadoras, identificamos juntos el verdadero objetivo del análisis.
¿Debemos esperar requisitos perfectos antes de comenzar?
No necesariamente. Lo ideal es tener una definición inicial suficientemente clara para arrancar y luego ir refinando los detalles en iteraciones sucesivas.
¿Qué herramientas ayudan a capturar mejor las necesidades?
Además de reuniones cara a cara o videollamadas, recomendamos utilizar herramientas de gestión de requisitos como Jira, Confluence o simplemente formularios estructurados donde el usuario pueda plasmar su idea inicial de manera ordenada.
Conclusión: En el BI, todo empieza con una buena pregunta
En Business Intelligence, los datos son solo materia prima. La calidad del producto final depende de la calidad de las preguntas iniciales. Si queremos construir soluciones analíticas verdaderamente útiles —capaces de transformar datos en decisiones—, debemos comenzar cada proyecto estableciendo un diálogo sincero, estructurado y orientado a los resultados. Un buena definición de necesidades puede cambiar sin duda, el resultado final del proyecto.
Pedir al usuario que clarifique su necesidad no es una molestia, es un acto de respeto hacia su propio tiempo y hacia el valor de los datos.
Y tú, ¿cómo manejas la definición de necesidades en tu equipo de BI?