Cuando una pyme decide que necesita ayuda con sus datos, aparece una pregunta práctica: cómo elegir una consultora de business intelligence que entienda su negocio y no solo la herramienta. En Google salen grandes consultoras, especialistas en Power BI, consultores independientes y empresas de software. Todas dicen hacer más o menos lo mismo, aunque la forma de trabajar cambia mucho de unas a otras, y eso se nota meses después, cuando el proyecto se usa o se abandona.
La consultora que elijáis va a conocer vuestros datos y vuestras discusiones internas. Elegirla se parece a elegir un asesor.
01Qué hace una consultora de business intelligence
Una consultora de business intelligence ayuda a una empresa a pasar de datos repartidos en el ERP, el CRM y los Excel a información fiable para decidir. En la práctica, su trabajo tiene tres partes:
- Entender qué necesitáis decidirQué preguntas os cuesta responder hoy, quién las hace y con qué frecuencia.
- Ordenar y conectar los datosLocalizar las fuentes, limpiarlas, acordar cómo se calcula cada indicador y automatizar la carga.
- Construir y acompañarMontar los informes o cuadros de mando, enseñar a usarlos y ajustar hasta que formen parte de la forma de trabajar.
Si una propuesta solo habla de la tercera parte, falta lo más importante. Si queréis repasar qué incluye un sistema de BI completo, está explicado en qué es business intelligence y para qué sirve.
02Qué tipos de consultora o empresa de business intelligence existen
No hay una mejor que otra en abstracto. Hay una más adecuada para cada tamaño de empresa y de proyecto.
Dentro de cada categoría hay formas de trabajar muy distintas, y para verlas sirven las preguntas de la primera reunión.
03Qué preguntar en la primera reunión
Una primera reunión con una consultora de BI debería parecer más una entrevista sobre vuestro negocio que una demostración de dashboards. Estas preguntas ayudan a ver la diferencia:
¿Por dónde empezaríais en nuestro caso?
Una buena respuesta habla de una decisión o un problema concreto y de un primer proyecto pequeño. Una respuesta floja propone conectar todo y construir muchos informes desde el principio.
¿Qué necesitáis saber de nosotros antes de dar un precio?
Si dan un precio cerrado sin haber visto vuestros datos ni hablado con quien los usa, el precio se basa en suposiciones. Lo normal es un diagnóstico previo, aunque sea corto.
¿Quién va a trabajar en el proyecto?
En consultoras grandes, quien vende no siempre es quien construye. Conviene conocer a la persona que va a tocar vuestros datos.
¿Qué nos quedará documentado al terminar?
Cómo se calcula cada indicador, de dónde sale cada dato y qué hacer si algo falla. Sin esto, cualquier cambio futuro os obliga a volver a llamar.
¿Quién lo mantendrá cuando acabe el proyecto?
Puede ser vuestro equipo, la consultora o una combinación. Lo importante es que esté hablado antes de empezar, con su coste.
¿Qué licencias y costes recurrentes vamos a tener?
Licencias de la herramienta, servicios en la nube y horas de mantenimiento. Un proyecto barato de construir puede salir caro de mantener.
04Señales de que una consultora no es la adecuada
Algunas señales aparecen ya en la propuesta. Merece la pena tomarlas en serio:
- Os enseñan dashboards de otros clientes antes de preguntar por vuestro negocio.
- La propuesta lista informes, pero no menciona qué decisiones van a mejorar.
- No hay ninguna fase para acordar definiciones (qué es una venta, cómo se calcula el margen).
- Todo el proyecto depende de una herramienta que solo ellos saben tocar.
- No se habla de formación ni de documentación.
- El calendario promete resultados en muy poco tiempo sin haber visto el estado de vuestros datos.
Si al terminar el proyecto no sabéis explicar de dónde sale cada cifra, el proyecto no ha terminado.
05Precio cerrado, por horas o cuota mensual
Hay tres formas habituales de contratar una consultora de business intelligence, y cada una encaja en un momento distinto:
- Precio cerrado por proyectoÚtil cuando el alcance está claro: un diagnóstico, un primer cuadro de mando, una migración. Da certeza sobre el coste.
- Bolsa de horasÚtil para ajustes y mejoras puntuales cuando ya hay algo funcionando. Requiere confianza y un seguimiento de en qué se gastan las horas.
- Cuota mensualÚtil cuando la empresa no tiene a nadie de datos y necesita que alguien revise, mantenga y mejore el sistema de forma continuada.
Para tener una referencia de cuánto puede costar todo el proyecto en una pyme, incluidas las licencias, está desglosado en cuánto cuesta Power BI en una pyme.
06Cómo comparar dos propuestas
Comparar solo el precio total suele llevar a elegir mal. Es más útil poner las propuestas una al lado de la otra y comprobar cinco cosas:
- Si las dos resuelven el mismo problema o una propone mucho más alcance.
- Si incluyen diagnóstico y acuerdo de definiciones.
- Qué queda documentado y quién es el propietario de lo construido.
- Qué costes recurrentes tiene cada una (licencias, nube, mantenimiento).
- Cómo se medirá si el proyecto ha funcionado.
La quinta es la que más diferencia marca. Un proyecto bien planteado se mide por horas de preparación de informes que desaparecen, por discusiones sobre cifras que dejan de producirse y por decisiones que se toman antes. Los errores más habituales al plantearlo están en errores al implantar Power BI en una pyme.
07Cómo trabaja OlabData
OlabData trabaja con pymes, muchas de sectores tradicionales y sin equipo técnico propio. El trabajo empieza por un diagnóstico de cómo usáis hoy los datos; después se propone un primer proyecto acotado con precio cerrado, y todo lo construido queda documentado para que podáis mantenerlo sin depender de OlabData. El detalle está en la página de consultoría Power BI para pymes.
08Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo una consultora que una empresa de business intelligence?
En la práctica, sí. Quien busca una empresa de business intelligence suele buscar a alguien que le ayude a ordenar sus datos y montar sus informes. Puede ser una consultora grande, un equipo pequeño o un consultor independiente. Para elegir, fijaos en cómo trabaja más que en su tamaño.
¿Qué diferencia hay entre una consultora de business intelligence y una empresa de software?
La empresa de software vende una herramienta. La consultora ayuda a decidir qué necesitáis, ordena los datos y construye la solución, que puede usar una o varias herramientas.
¿Una pyme necesita una consultora de BI o puede hacerlo sola?
Depende de si tiene a alguien con tiempo y conocimientos de datos. Muchas pymes empiezan con ayuda externa para el primer proyecto y después asumen parte del mantenimiento.
¿Cuánto dura un primer proyecto con una consultora de BI?
Depende del estado de los datos y del alcance. Un primer proyecto acotado, sobre una sola área, se termina antes que uno que intenta abarcar toda la empresa. Hay más detalle en cuánto tarda implantar Power BI.
¿Es mejor una consultora local?
Para una pyme ayuda que pueda haber reuniones presenciales al principio, cuando se entiende el negocio. El resto del trabajo suele hacerse a distancia sin problema.
09Elegid por cómo preguntan
Si hay que quedarse con un criterio, que sea este: la consultora adecuada es la que, en la primera reunión, hace más preguntas sobre vuestro negocio que sobre vuestros datos. Cuando un proyecto empieza por la herramienta, suele acabar en informes que nadie abre, como se cuenta en el dashboard perfecto que nadie usa.